Mot kunskapsbaserad ledning

Kim Hagelberg Senior Consultant

Fimpec tar ett stort steg framåt inom kunskapsbaserad ledning. Senior Consultant Kim Hagelberg förklarar vad det handlar om.

När man hanterar stora och komplexa investeringsprojekt är det fortfarande en utmaning att få aktuell information för projektledning. Trots den potential som spridningen av informationsmodeller och deras användning erbjuder, har man ännu inte förmått utveckla en effektiv metod för det här. Situationen håller dock på att förändras. På Fimpec har vi kommit så långt att vi tar i bruk en lösning som möjliggör verklig kunskapsbaserad ledning i våra projekt. Den är modellbaserad, enkel för användare, visualiserad, aktuell och gör det möjligt att utforska och optimera alternativ.

Hur möjliggör vi kunskapsbaserad ledning och varför lyckas vi?

Vår lösning utnyttjar informationsmodeller och integrerar dem med andra typer av data som vanligtvis produceras i investeringsprojekt. Lösningen är nära kopplad till vår befintliga automatiska mängdkalkyltjänst som gör det möjligt att följa upp mängddata och dess förändringar exakt och områdesvist. Med andra ord samlar vi in omfattande information om projektets tidsplaner, kostnader, miljöförhållanden, entreprenörens prestationer och andra aspekter. Genom att samla in och analysera dessa data med hjälp av de formler vi skapar, får vi en helhetsbild av projektdynamiken, vilket möjliggör ett välgrundat beslutsfattande.

Datahantering är nyckeln. Information samlas in under hela projektet, analyseras och används för att utarbeta rapporter som styr beslutsfattandet. Så småningom arkiveras dessa data och används vid planering av framtida projekt.

Vår lösning bygger på insikten att även om informationsmodellering för närvarande används i stora investeringsprojekt och mycket data cirkulerar, har det inte varit möjligt att förfina och utnyttja befintlig information vid projektledning. För att komma till rätta med det här utvecklade vi en helhet där tidsplaner, kostnader och annan övervakningsdata kombineras till en enda databas, varifrån de enkelt kan rapporteras till projektledning och till exempel investerare.

Det här har alltid varit ett av målen för informationsmodellering, men utvecklingen har bromsats av bland annat stängda programvarugränssnitt som nu har öppnats. Det har varit fokus enbart på informationsmodellering, i väntan på att den ska lösa allt. Vi har å andra sidan tagit en bredare syn – om informationsmodellen saknar vissa data kan vi importera den via en annan kanal och integrera den med informationsmodellen. Genom att kombinera modeller och information får man kvantitets- och kostnadsinformation i realtid som uppdateras kontinuerligt. Det här resulterar i användbar och relevant information.

Hur visas och används information?

I vår datadrivna hanteringslösning baseras rapporteringen av aggregerade data på exakt visualisering i realtid, vilket gör den enkel att förstå och användarvänlig. Visualiseringen av rapporter och mätvärden möjliggörs genom integrering av BIM-modeller och externa datakällor. Det här gör det också möjligt att skräddarsy information för olika målgruppers behov från samma material.

Vi kan förse investerare med realtidsinformation i ett lättförståeligt format, till exempel genom veckorapporter. Det här sker med hjälp av några få indikatorer som ger en snabb översikt över den aktuella allmänna situationen för projektet och dess framsteg vad gäller kostnader och tidsplaner.

Åskådliga indikatorer ger en snabb översikt över projektet och hur det fortskrider.

Om man vill är det möjligt att fördjupa sig i underlaget, som visar mer i detalj vad som har hänt i projektet och vad som orsakade intresseförändringarna. Den här informationen, som är inriktad på projektledningens behov, möjliggör omfattande projektövervakning, till exempel genom att använda S-kurvor som spårar produktionens framsteg och kostnader i förhållande till tidsplanen. Den möjliggör också beräkningar av livscykelanalys (LCA) och hantering av detaljerade koldioxidavtrycksrapporter för att hantera lågt koldioxidavtryck under en byggnads hela livscykel.

Vid behov är det möjligt att se saker i detalj med en byggnadsdels noggrannhet.

Med tanke på kunskapsbaserad ledning är det avgörande att data kan granskas så detaljerat att saker och ting med en byggnadsdels noggrannhet. Projektledningen kan se nuläget, till exempel hur många pålar och pelare som behövs enligt planerna i förhållande till budgeten, vad de kostar, vad som har installerats var, vad som inte har installerats och hur de ligger till enligt tidtabellen.

Vilka är fördelarna med kunskapsbaserad ledning?

Att möjliggöra kunskapsbaserad ledning innebär framför allt att man kan fatta rätt beslut vid rätt tidpunkt i investeringsprojektet. Genom att samla in och förfina faktiska prestandadata, identifierar vi avvikelser snabbare, vilket möjliggör framförhållning. Vi kan snabbare se var projektet befinner sig för närvarande och vart det är på väg om vi inte vidtar styråtgärder. I bästa fall kan projektledningen fokusera på att lösa problem som ännu inte har uppstått.

Tillgängliga data gör det möjligt att följa projektet som helhet med hjälp av S-kurva.

Samtidigt minskar byråkratin eftersom det finns färre rapporter, mindre datainsamling och färre Excel-ark att kombinera. I teorin skulle vi kunna ha en rapport som innehåller olika vyer och som uppdateras när bakgrundsinformationen ändras. När rapportering sker på en enda plattform, finns det inget behov av Excel-ark, PDF-filer eller programvara som kräver investeringar och utbildning.

Ur ett lärande och framtida projektperspektiv är en annan betydande fördel också att man under och efter projektet alltid kan rulla det tillbaka till vilken punkt som helst och hela projektet dekonstrueras i detalj efteråt. Det här är möjligt eftersom data kontinuerligt matas under projektet och samlas på ett ställe. Därför vet vi exakt vem som gjorde vad, när och vad som fakturerades efteråt. Det här minskar antalet tvister men ger också helt nya möjligheter till lärande. När vi identifierar att något har gått bättre eller sämre än förväntat i ett projekt, kan vi komma åt grundorsakerna genom att komma åt och analysera data.

När vi har all projektrelaterad information systematiskt dokumenterat på det här sättet, ger det en otrolig stark grund för planering av framtida projekt. Kontinuerlig datainsamling och -hantering möjliggör multiprojekthantering, där historiska data används för att förbättra effektiviteten i framtida projekt.

Vad kräver övergången till kunskapsbaserad ledning av projektdeltagare?

Ofta är även grundläggande bra reformer utmanande att genomföra, eftersom de kräver förändringar i arbetssätt, utbildning eller investeringar. En av utgångspunkterna för vår lösning var att den inte kräver köp av programvara, utbildningsbehov, merarbete eller förändringar i arbetssätt från vare sig våra kunder eller entreprenörer. De enda kraven är att en informationsmodell används i projektet och systematiskt underhåll av data.

Här har vi kunnat upprätthålla data i det format som entreprenörerna är vana vid. Bakom dem finns våra egna formler, som gör det möjligt att extrahera parametrar från data som stöd för beslutsfattandet. Skillnaden är att medan data för närvarande fylls i, till exempel månadsvis och vidarebefordras, kan den fyllas i dagligen vid kunskapsbaserad ledning, vilket ger kontinuerliga uppdateringar om projektets framsteg.
Var befinner vi oss just nu?

Som jag konstaterade i början av den här artikeln implementeras den nya lösningen gradvis. För närvarande befinner vi oss i ett skede där varje komponent har satts i produktion och man arbetar nu med att integrera dem i ett enda paket.

Författaren, Senior Consultant Kim Hagelberg, har haft en central roll i utvecklingen av kunskapsbaserad ledning på Fimpec.